ilezafirme.pl

Poradnik · ryczałt

Ewidencja przychodów na ryczałcie — co wpisywać, kiedy i w czym

Jeśli rozliczasz się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, Twoją księgowością jest przede wszystkim ewidencja przychodów. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje jej nowy wzór — z numerem faktury z KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) — a obowiązek prowadzenia jej w programie komputerowym i wysyłania do urzędu wchodzi etapami. Poniżej: co musisz prowadzić, co i kiedy wpisywać, od kiedy potrzebny jest program i co grozi za błędy.

Kto prowadzi ewidencję przychodów

Każdy, kto płaci ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Obowiązek powstaje od dnia, od którego stosujesz ryczałt. Oprócz ewidencji przychodów — prowadzonej osobno za każdy rok — musisz:

Co do zasady nie prowadzisz ewidencji kosztów, bo wydatki nie pomniejszają ryczałtu — ale faktury zakupu trzeba zachować, a odliczenia od przychodu (np. część składki zdrowotnej) dokumentujesz osobno. Jeśli wybrałeś metodę kasową (przychód wykazujesz dopiero w dniu zapłaty), prowadzisz dodatkowo ewidencję faktur: data wystawienia, numer, kwota i data zapłaty.

Co wpisujesz — nowy wzór od 1 stycznia 2026 r.

Ewidencję prowadzi się według wzoru z rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki. Ma kolumny:

  1. liczba porządkowa,
  2. data wpisu,
  3. data uzyskania przychodu,
  4. numer identyfikujący fakturę w KSeF — jeśli faktura była wystawiona w KSeF,
  5. numer dowodu księgowego (np. numer faktury nadany przez Ciebie),
  6. identyfikator podatkowy kontrahenta, np. NIP — nie wpisujesz go przy sprzedaży z kasy fiskalnej i z dowodu wewnętrznego,
  7. przychód w kolumnie stawki ryczałtu, która dotyczy danego rodzaju działalności (wzór ma kolumny od 17% do 3%),
  8. przychody ogółem,
  9. uwagi.

Przychody wpisujesz z podziałem na stawki, żeby było widać, ile zarobiłeś na każdym rodzaju działalności.

Kiedy wpisujesz

Termin zapłaty ryczałtu jest taki sam: do 20. dnia za poprzedni miesiąc albo kwartał, a za grudzień i za IV kwartał — do 20 stycznia. Zeznanie roczne PIT-28 składasz od 15 lutego do 30 kwietnia (art. 21 ustawy o ryczałcie).

Program komputerowy i JPK_EWP — od kiedy

Ustawa o ryczałcie (art. 15 ust. 12) wymaga, żeby ewidencję przychodów i wykaz środków trwałych prowadzić w programie komputerowym i po zakończeniu roku wysłać do urzędu skarbowego jako plik JPK_EWP (elektroniczna ewidencja przychodów) — w terminie złożenia PIT-28, czyli do 30 kwietnia. Obowiązek wchodzi w dwóch etapach i zależy od tego, czy co miesiąc wysyłasz JPK_V7M, czyli miesięczną deklarację VAT z ewidencją sprzedaży i zakupów:

Do tego czasu możesz prowadzić ewidencję na papierze — trzeba ją wtedy zbroszurować i ponumerować karty. Jeśli prowadzisz ją w programie, urząd może zażądać jej jako pliku JPK_EWP; ewidencję papierową przekazujesz w formie papierowej.

Rząd przygotował projekt rozporządzenia, który zwolniłby z programu i z wysyłki JPK_EWP za lata 2027–2028 firmy niebędące czynnymi podatnikami VAT. Na 30 października 2026 r. to wciąż projekt — nie został ogłoszony w Dzienniku Ustaw, więc obowiązuje harmonogram powyżej.

Czym prowadzić ewidencję

Bezpłatna e-mikrofirma Ministerstwa Finansów i Gospodarki służy do faktur w KSeF i rejestrów VAT — ewidencji przychodów dla ryczałtu nie prowadzi. Zostają trzy drogi:

Ile kosztuje księgowość na ryczałcie? W kalkulatorze wybierz „Księgowość: sam w apce” albo „Biuro” i formę „ryczałt” — porównasz ceny aplikacji i biur dla swojej liczby faktur, razem z kontem firmowym. Otwórz kalkulator →

Co grozi za brak albo błędy w ewidencji

Gdzie i jak długo przechowywać

Ewidencję, dowody, na podstawie których robisz wpisy, i dowody zakupu przechowujesz w miejscu wykonywania działalności albo w biurze rachunkowym, które prowadzi Twoją ewidencję. Trzymasz je do przedawnienia podatku — co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku. Ewidencję za 2026 r. przechowujesz więc do końca 2032 r.

Najczęstsze pytania

Czy na ryczałcie trzeba prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Nie. Ryczałtowiec prowadzi ewidencję przychodów, wykaz środków trwałych i przechowuje dowody zakupu. Księgę przychodów i rozchodów prowadzą podatnicy na skali i podatku liniowym.

Do kiedy trzeba wpisać przychód do ewidencji?

Najpóźniej do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Czy muszę wpisywać numer KSeF?

Tak, jeśli faktura została wystawiona w KSeF — nowy wzór ewidencji od 2026 r. ma na to osobną kolumnę.

Czy mogę prowadzić ewidencję w Excelu albo na papierze?

Do czasu objęcia obowiązkiem programu komputerowego — tak. Jeśli składasz JPK_V7M, od 2026 r. potrzebujesz programu, który przygotuje JPK_EWP; pozostali — od 2027 r.

Czy JPK_EWP wysyła się co miesiąc?

Nie. Raz w roku, po zakończeniu roku, w terminie złożenia PIT-28 (do 30 kwietnia), a poza tym na żądanie urzędu.

Źródła

Stan prawny na 30.10.2026. To nie jest doradztwo podatkowe.