KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system Ministerstwa Finansów (MF), przez który od 1 kwietnia 2026 r. wystawia się faktury dla firm. Do 31 grudnia 2026 r. możesz jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich łączna wartość brutto w miesiącu nie przekracza 10 000 zł; faktury dla osób prywatnych w ogóle nie muszą trafiać do KSeF (szczegóły: KSeF dla małej JDG od 1 stycznia 2027).
Fakturę w KSeF wystawisz bez płatnego programu — w Aplikacji Podatnika KSeF albo w e-mikrofirmie w e-Urzędzie Skarbowym. Jako JDG nie musisz niczego zgłaszać: uprawnienia do Twojego NIP-u (numeru identyfikacji podatkowej) są przypisane automatycznie. Poniżej: jak wystawić pierwszą fakturę, co zrobić z błędem i co, gdy KSeF nie działa.
Trzy drogi do faktury w KSeF
- Aplikacja Podatnika KSeF albo e-mikrofirma — bezpłatne narzędzia MF, bez abonamentu. Wystarczą, jeśli wystawiasz faktury ręcznie i nie potrzebujesz automatycznej księgowości ani pobierania kosztów do programu.
- Program do faktur — sam wysyła fakturę do KSeF i pobiera numer KSeF; część programów pobiera też faktury kosztowe. Ma sens, gdy faktur jest więcej albo prowadzisz księgowość w aplikacji.
- Fakturowanie w bankowości firmowej — w wybranych bankach, zwykle w cenie konta firmowego; zakres zależy od banku i planu konta.
Porównanie bezpłatnych opcji: Darmowy program do faktur z KSeF. Niżej — droga przez bezpłatne narzędzia MF.
1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika
- Wejdź na ap.ksef.mf.gov.pl.
- Wybierz „Zaloguj przez login.gov.pl” — Profil Zaufany, aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna albo e-dowód. Możesz też zalogować się podpisem kwalifikowanym.
- Logujesz się w kontekście NIP-u swojej firmy; tożsamość potwierdzasz PESEL-em (Profil Zaufany) albo podpisem.
Do Aplikacji Podatnika logujesz się przez login.gov.pl albo certyfikatem kwalifikowanym (podpisem kwalifikowanym). Certyfikat KSeF służy przede wszystkim programom do faktur i trybowi offline — więcej w poradniku Certyfikat i token KSeF.
2. Wystaw fakturę
- W menu wybierz „Wystaw fakturę VAT”.
- Wybierz formularz: tryb skrócony wystarczy do zwykłej sprzedaży krajowej, tryb rozszerzony ma wszystkie pola faktury FA(3) — to oficjalny wzór faktury w KSeF.
- Uzupełnij dane i kliknij „Wystaw fakturę”, a potem „Odśwież”. Gdy wszystko się uda, zobaczysz numer KSeF faktury.
3. Numer KSeF, UPO i data wystawienia
- Po przyjęciu faktura dostaje unikalny numer KSeF — nadaje go system, nie wpisujesz go sam — a Ty możesz pobrać UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru.
- Data wystawienia faktury to dzień, w którym przesłałeś ją do KSeF — jeśli zgadza się z datą wpisaną na fakturze.
- Jeśli wyślesz fakturę później niż dnia wpisanego jako data wystawienia, system potraktuje ją jak wystawioną w trybie offline24 (opis niżej, w punkcie 8). Datą wystawienia pozostaje data z faktury.
- Faktura z datą z przyszłości zostanie odrzucona. Data z przeszłości nie jest powodem odrzucenia.
- Twój kontrahent otrzymuje fakturę w dniu nadania numeru KSeF. Konsument i odbiorca zagraniczny — w dniu, w którym faktycznie ją dostaną.
4. Faktura dla konsumenta albo kontrahenta poza KSeF
Faktury dla osób prywatnych nie muszą trafiać do KSeF. Jeśli jednak wystawisz fakturę w KSeF, a kupujący nie korzysta z systemu (konsument, firma zagraniczna), przekazujesz ją w uzgodniony sposób (np. PDF mailem) i oznaczasz kodem QR, który pozwala sprawdzić ją w KSeF; pod kodem jest numer KSeF — kod i numer są na wydruku albo PDF-ie faktury. Konsumentowi możesz też dać sam kod QR z danymi dostępu.
Fakturę jako PDF pobierzesz w Aplikacji Podatnika i w e-mikrofirmie.
5. Faktury kosztowe
- W Aplikacji Podatnika: Lista faktur → „Faktury zakupowe”. Pobierzesz XML (plik danych faktury, przydatny dla programu księgowego) albo PDF, do 10 faktur naraz (w pliku ZIP).
- W e-mikrofirmie: „e-Faktury zakupu w KSeF” → „Importuj” albo „Przenieś do listy dokumentów”.
- Fakturę kosztową odbierzesz w KSeF tylko wtedy, gdy sprzedawca wpisał na niej Twój NIP.
6. Alternatywa: e-mikrofirma
e-mikrofirma to bezpłatne narzędzie dla osób prowadzących jednoosobową działalność, w e-Urzędzie Skarbowym (logowanie przez login.gov.pl).
- Kliknij „Powiąż z KSeF” i potwierdź tożsamość Profilem Zaufanym.
- Wybierz „Nowy dokument” → „Nowa e-Faktura sprzedaży (KSeF)”.
- Uzupełnij dane, sprawdź podgląd („Pokaż PDF”) i kliknij „Wystaw fakturę”.
- Wystawione faktury znajdziesz w Lista dokumentów → Faktury sprzedaży.
7. Błąd na fakturze: tylko faktura korygująca
- Faktury przesłanej do KSeF nie edytujesz, nie anulujesz i nie usuniesz. Jedyną formą poprawienia błędu jest faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę. Od 1 lutego 2026 r. nie ma już not korygujących.
- Faktura korygująca podaje numer KSeF faktury, którą poprawia (chyba że faktura pierwotna nie miała numeru KSeF), jej numer i datę oraz dane, których dotyczy korekta. Gdy korekta zmienia kwoty, wpisujesz różnicę, a nie nową kwotę — np. −200 zł netto, jeśli faktura była na 2 000 zł, a powinna na 1 800 zł.
- Błędny NIP nabywcy poprawiasz w dwóch krokach: korekta „do zera” na błędny NIP, a potem nowa faktura z prawidłowym NIP-em.
- KSeF sprawdza zgodność pliku ze wzorem faktury, ale nie sprawdza obliczeń — błędnie policzony VAT przejdzie. Zanim wyślesz, sprawdź kwoty.
- Faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat od końca roku, w którym je wystawiono.
8. KSeF nie działa albo nie zdążysz: tryby offline
Fakturę można wystawić poza KSeF i dosłać ją później. Jeden tryb wybierasz sam, pozostałe zależą od ogłoszeń MF.
offline24 — Twój wybór. Możesz go użyć z dowolnego powodu, także gdy KSeF działa. Fakturę dosyłasz najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu.
Gdy MF ogłosi problem z KSeF:
- Niedostępność KSeF — gdy MF ogłosi niedostępność systemu. Dosłanie: najpóźniej następnego dnia roboczego po jej zakończeniu.
- Awaria KSeF — gdy MF ogłosi awarię (w BIP, czyli Biuletynie Informacji Publicznej, i w programach do faktur). Dosłanie: w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
- Awaria całkowita — ogłoszona w mediach. Faktur wystawionych w tym czasie się nie dosyła.
- W trybie offline24 datą wystawienia jest data wpisana na fakturze, nawet jeśli dosłałeś ją później.
- Kontrahentowi z NIP-em w trybie offline24 i przy niedostępności KSeF nie wydajesz faktury inną drogą — dostanie ją w KSeF po dosłaniu; możesz mu dać potwierdzenie transakcji.
- Fakturę bez numeru KSeF wydaną poza KSeF (np. konsumentowi) opatrujesz dwoma kodami QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. Do drugiego potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2 — jak go uzyskać. Gdy faktura ma już numer KSeF, wystarczy kod QR z tym numerem.
9. Najczęstsze błędy przy pierwszych fakturach
- Data z przyszłości — KSeF odrzuci fakturę. Wpisuj datę dzisiejszą albo wcześniejszą.
- Próba poprawienia faktury „na miejscu” — nie da się; potrzebna jest faktura korygująca.
- Literówka w NIP-ie nabywcy — faktura trafi do innej firmy; potrzebna korekta do zera i nowa faktura.
- Faktura offline24 dosłana po terminie — obowiązek dosłania mija następnego dnia roboczego.
- Logowanie certyfikatem do Aplikacji Podatnika — do bezpłatnych narzędzi MF logujesz się przez login.gov.pl.
Najczęstsze pytania
Czy do wystawienia faktury w KSeF potrzebny jest płatny program?
Nie. Aplikacja Podatnika KSeF, aplikacja mobilna KSeF i e-mikrofirma są bezpłatne.
Jak poprawić błąd na fakturze wystawionej w KSeF?
Tylko fakturą korygującą wystawioną przez sprzedawcę. Faktury w KSeF nie da się edytować ani anulować, a noty korygujące nie funkcjonują od 1 lutego 2026 r.
Co zrobić, gdy KSeF nie działa?
Wystawić fakturę w trybie offline i dosłać ją w terminie: przy niedostępności — następnego dnia roboczego po jej zakończeniu, przy awarii — w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia.
Jaka jest data wystawienia faktury w KSeF?
Data przesłania do KSeF, jeśli zgadza się z datą wpisaną na fakturze. Gdy wyślesz później, datą wystawienia jest data z faktury, a faktura jest traktowana jak wystawiona w trybie offline24.
Czy faktury dla osób prywatnych muszą być w KSeF?
Nie. Jeśli jednak wystawisz taką fakturę w KSeF, przekazujesz ją kupującemu w uzgodniony sposób, z kodem QR.
Źródła
- MF, Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (06.08.2026): ksef.podatki.gov.pl
- MF, Podręcznik KSeF 2.0, cz. I — rozpoczęcie korzystania (06.08.2026): ksef.podatki.gov.pl
- MF, Podręcznik KSeF 2.0, cz. II — wystawianie i otrzymywanie faktur (06.08.2026; data wystawienia — rozdz. 1.4, korekty — 1.6 i 2.13, numer KSeF w korekcie — 4.1.3, kody QR w trybach offline — s. 24–26): ksef.podatki.gov.pl
- MF, Podręcznik KSeF 2.0, cz. III — dodatkowe funkcjonalności (06.08.2026; tryby offline — rozdz. 3): ksef.podatki.gov.pl
- MF, „Czy trzeba mieć płatny program, żeby wystawiać faktury w KSeF?”: ksef.podatki.gov.pl
- MF, wyjątek do 10 000 zł: ksef.podatki.gov.pl
- MF, „Środy z KSeF”, moduł VIII — e-mikrofirma: ksef.podatki.gov.pl
Stan na 30.10.2026. To nie jest doradztwo podatkowe.